הכנות לחג בחנות פרחים

כבעלות ובעלי עסקים עלינו לעשות הכנות לחג בחנות פרחים כדי נוכל לעמוד בעומס עבודה, להלן הצעדים שיסייעו לנו בהכנה מראש, בניהול סחורה, צוות והחנות לחג בצורה מיטבית

שלבי עבודה בהכנות לחג בחנות או עסק שזירה

תכנון מלאי מראש

חשוב להעריך את כמות הסחורה הנדרשת לחג: הפרחים, ענפי הירק והפילרים, העציצים והצמחים, העטיפות, צלופנים, מוצרי אריזה ומיתוג וכן מוצרים נלווים כמו שוקולדים, אגרטלים, בלונים (כולל גז בבלון), יין, מארזים וכדומה.

לוודא שיש די מלאי מהסחורה שאינה טריה ולהכין רשימות מדוייקות להזמנה בתאריכים הנדרשים של סחורה טריה, כדי לעמוד בביקוש הצפוי.

כדאי לבדוק עם הספקים אם הם ערוכים לספק את הכמויות הרצויות ולהכין הזמנות מוקדמות כדי להימנע מחוסרים, במיוחד בכל הקשור לפרחים שבחגים תמיד יש חוסרים.

למי שיש חדר קירור מומלץ להזמין פרחים כמה ימים מוקדם מהרגיל, לנקות, לחדש חתך ולשמור עליהם טוב בחדר הקירור כדי להמנע מהחוסרים בסחורה שנהוגים בימים שלפני חגים.

למי שאין חדר קירור מומלץ לברר על שכירות של אחד כזה, או אחסון אצל ספק.
במידה ואין כלל גישה לחלל אחסון מקורר גדול מספיק, יש להיות מאוד מדוייקים בזמנים כדי לא להזמין הרבה מראש ולהיתקע עם סחורה לא טריה לימי המכירה.

אפשרות נוספת היא להזמין מראש חלק מהמלאי כזרים מוכנים מספקים שמספקים שרות כזה עבור הזרים "הזולים" יותר ובכך לחסוך זמן עבודה ומקום.

חיזוק צוות העובדים

לקראת החג, כדאי לשקול לגייס עובדים נוספים (אפילו זמניים) כדי לעמוד בעומס, במיוחד אם החנות מציעה שירותי משלוחים.

אם ישנם עובדים חדשים, וודאו שהם קיבלו הכשרה מספקת בהתאם לתפקיד הייעודי שלהם, מי בשירות לקוחות (אם צריך להכיר תוכנת מחשב, נהלי הזמנה טלפונית וכו) בטיפול בפרחים, אריזה ותמחור למי שמטפל בסחורה.

בכל הנוגע לשליחים, רצוי להביא אחד יותר ממה שנראה לכם שתצטרכו ולהכין אותו במידת האפשר לשחרור מוקדם.
שיטות לעבוד עם שליחים בחג

1. א. לשלם לשליח פר נקודה סכום מוסכם מראש לכל אזור – לדוגמא כל מה שברדיוס של 10 ק"מ 20 ש"ח לנקודה, 15 ק"מ 30 וכדומה.
   את הסכום לתשלום רצוי לבסס על הסכום הנגבה מהלקוח עבור המשלוח ולא מעבר.
2. ב. להעסיק שליח לפי שעה תעריף שעתי בהסכמה מול כל שליח – לרוב במקרה זה יהיה עליכם לשלם גם עבור צריכת הדלק.
3. ג. להעסיק שליח על כלי רכב שלך ולשלם רק שכר שעתי.מניסון השיטה הטובה ביותר היא תשלום פר נקודה, משום שהיא היחידה שמתמרצת אותם לתת שירות מהיר ככל הניתן.

נקודה אחרונה וחשובה במיוחד,בעסקיםכמו חנות פרחים בהם יש צורך בצוות גדול לימים ספורים לפעמים קשה לגייס עובדים לתקופה קצרה, לכן נסו ככל הניתן להביא בימים אלה בני משפחה וחברים לעבודה.

חשוב להקפיד שתביאו כאלה שאתם מאמינים שיעשו את המיטב עבורהעסק ולא יקשו עליכם במהלך העבודה.

שיווק וקידום מכירות

כדאי להודיע ללקוחות הקיימים על המבצעים והפריטים המיוחדים לחג באמצעות רשתות חברתיות, מיילים, סמסים או עלונים.
מבצעים מיוחדים, כגון חבילות פרחים במחיר מוזל או הנחות על משלוחים, יכולים לעודד קנייה.

הזמנות שמגיעות מראש מורידות לחץ בחג עצמו ומקלות את העבודה וההכנות.
בחנויות פרחים רבות נהוג לעשות מבצע למזמינים לחג עד 3-4 ימים לפני ערב החג, להציע הטבה ייחודית למקדימים להזמין.

אם אתם משווקים ברשתות חברתיות התכוננו מראש עם קמפיין מותאם לכל חג והפעילו אותו לקהל היעד בתקופה המקדימה לחג.
אם אתם משווקים בגוגל ממומן הגדילו מעט תקציבים ב 3/4 ימים שלפני החג כדי למקסם הזמנות.
אם השיווק שלכם מתבסס על קהל עובר ושב, הכינו עלון עם מבצע למזמינים מראש והציגו לנכנסים לחנות שבועיים לפני ערב החג.

תמחור בהתאם לחג

יש לשים לב שבענף הפרחים עלויות הסחורה משתנות בהתאם לעונה, היצע וביקוש ומשתנים נוספים כמו כח אדם אצל החקלאים, בצורת ועוד.

לרוב בעונות החגים ישנם פרחים שהמחירים שלהם עולים משמעותית בעיקר בימים שלפני החג, אז הביקושים בשיא.
חשוב לשים לב לזה ולתמחר את הזרים בהתאם!

עסקים רבים חוששים מדעה שלילית של לקוחות שיחשבו שבעלות ובעלי העסק מנצלים את החג ומעלים מחירים, חשש זה לעתים מוביל למכירה במחירים שלא מתחשבים בעליות ולפגיעה משמעותית בעסק.

אם אין ברצונכם להתעורר ליום אחרי החג ולגלות שעבודה של ימים ושבועות הובילה להכנסה גדולה שכולה גלגול של הוצאות, דאגו למחר בהתאם לעלויות שלכם.

הרחבה על תמחור בחנות פרחים תמצאו כאן הקפידו לעדכן לקוחות שמביעים פליאה על עליית מחיר בכך שהיא אינה באשמתכם ושחררו את הצורך לרצות את כולם.

הכנת זרי פרחים מראש

בחנו מהם הזרים הנמכרים ביותר וקחו בחשבון את אופי החג, לדוגמא בחגי אוהבים כמו וולנטיין דיי יש להתמקד בורדים, בחגים מסורתיים כמו ראש השנה ופסח יש להתמקד בפרחים לבנים וכך הלאה.

הכנת כמה עיצובים פופולריים מראש תחסוך זמן ותאפשר מענה מהיר ללקוחות שיבואו ברגע האחרון.
כדי לדעת כמה זרים להכין מראש תגשו לנתוני המכירה מאותו החג בשנה שעברה, אם יש לכם תיעוד מסודר של מספר זרים זה נהדר, אם לא, בדקו את הסכום שנמכר בקופה בערב החג וביומים שקדמו לו וחלקו את הסכום הזה בעלות לעסקה ממוצעת בחנות.

כעת הפחיתו את אחוז העסקות שבד"כ ישנן שאינן זרים כמו מארזים ועציצים וזו הכמות המוערכת של זרים ששזרתם בחג שעבר (הקפידו להשוות לחג זהה ולא לחג קודם – פסח לפסח ולא פסח לוולנטיין לדוגמא).

למספר הזרים שהגעתם הוסיפו את אחוזי גידול העסק (או חלילה הפחיתו את אחוזי הירידה בעבודה) להערכתכם מאז החג הקודם.

המחשה אם בפסח שעבר מכרתם בערב החג וביומיים שקדמו לו ב 50,000 ש"ח וממוצע מכירה בחנות בימי חג הוא 150 ש"ח לעסקה, היו לכם 333 עסקאות.
אם בממוצע שני שליש מהלקוחות שלכם רוכשים פרחים והשאר דברים אחרים, מכרתם כ 220 זרים.
ואם העסק שלכם גדל ב 10% בשנה האחרונה ההערכה היא שעליכם להכין לפסח הקרוב כ 240 זרים.

בתחום הפרחים אין וודאות ויכול להיות שפתאום תהיה יותר או פחות עבודה ממה שהערכתם, אך זהו החישוב המבוסס ביותר שמקטין את הסיכון ככל הניתן.

מערכת ניהול הזמנות מסודרת

הקפידו לרשום כל הזמנה בצורה מסודרת, כולל את פרטי הלקוח, כמה שיותר פרטים על מקבל/ת ההזמנה, סוג הזר, תאריך ושעת המשלוח עם טווח זמן מקסימאלי ככל האפשר.
הכינו מראש את הלקוחות שבערב החג מועדי קבלת הזרים יהיו עם מרווח גדול מהרגיל ושייתכנו עיכובים בשל עומסי העבודה.

מרבית חנויות הפרחים עובדות כיות עם מערכת ניהול ממוחשבת שיכולה למנוע טעויות ולסייע לעקוב אחרי כל ההזמנות בזמן אמת.
אם עוד אין לכם כזאת רצוי לעבור אליה זמן רב לפני החג כדי להשלים את המעבר ולהכיר את כל התהליכים בה בבקיאות גדולה.

כלל אצבע הוא שהשינוי של מערכות אלה כל כך משמעותי שאיש אינו מפסיק לעבוד איתן, הן מייעלות עבודשה, מגדילות מכירות ורווחים ומונעות המון בעיות.

אם אתם נסמכים על קבלת הזמנות בכתב יד, הקפידו לשמור היטב את העתקי ההזמנות כדי לפתור בקלות ומהירות בעיות שיצוצו בשעות הלחץ.

שדרוג נראות כחלק מהכנות לחג בחנות

התאימו את עיצוב החנות לאווירת החג, בעזרת קישוטים המתאימים לאופי החג נראות מרשימה יכולה למשוך לקוחות נוספים ולהחזיר לקוחות חג אחרי חג.

בימי החג רצוי למשוך תשומת לב של עוברים ושבים מחוץ לחנות (בלוני הליום מנופחים, קשת בלונים בכניסה, איש מתנפח מנופף, שלט גדול או כל רעיון יצירתי שיזכיר לעוברים ושבים לקנוצת מכם פרחים ומתנות לחג.

לא פחות חשוב, הכינו את החנות להיטיב את המכירות בימי החג, הציגו מוצרים משלימים במקומות בולטים (לבבות לנעיצה בזר ליד הקופה בוולנטיין, תפוחים ורימונים לנעיצה בזרים בראש השנה וכדומה)

נפחו מראש בלוני מיילר למכירה בחגי אהבה והכינו בלונים על מקל (ללא הליום) להציע כתוספת למבקשים זרים.

הציגו במקום בולט יין, דובונים ושוקולדים, מארזים, כרטיסי ברכה, עציצים וכדומה.

בדיקת ציוד ושירות משלוחים

וודאו טרם החג שישנם מספיק מזמרות, מספריים שדכנים וסיכות, דבק סלוטייפ ומתקני דבק, מוצרי מיתוג כמו מדבקות ומגנטים, לונג-לייף (או כל תוסף פרחים), שקיות, צלופן וגליונות עיטוף, דליי מים ואגרטלי תצוגה, נייר קופה, כרטיסי ברכה ממותגים ומעטפות וכדומה.

מומלץ להכין עטיפות מקופלות מראש כך שבימי הלחץ יש מלאי לעטיפה מהירה. וכן כדאי לעטוף יומיים לפני החג מאסה של זרים שכבר יופיעו בתצוגה.

צרו קשר מראש עם הספקים שלכם והזמינו את כל הציוד הנדרש כך שיהיה אצלכם בזמן – כאן יש קישורים לציוד שזירה מאלי אקספרס, שימו לב למועדי האספקה.

בנוגע למשלוחים, וודאו שכלי הרכב מוכנים לעבודה רבה ושיש תוכנית לוגיסטית שמונעת עיכובים או שגיאות במשלוח (חלוקה לאזורים / שעות / סוגי משלוחים וכדומה).

מענה מהיר ללקוחות

בימי החג יש 2 סוגי שיחות: הראשון הוא מבררים ומזמינן והשני הוא שאלות על הספקה ותלונות.
היערכו למענה טלפוני מהיר כדי לתת מענה מדויק ולהקל על העומס, כדאי שבימי החג שיהיו יותר מקו אחד אליו מגיעות השיחות (ניתן לנתב כך שאם קו אחד תפוס השיחה עוברת לאחרת).

הכינו מראש תשובות ללקוחות ששואלים על אספקה ולמדו את הצוות לתת מענה עם תודעת שירות גבוהה שתשמור על הלקוחות שלכם.

היערכות טובה מבעוד מועד מאפשרת לנהל את החג בשקט וביעילות, תוך שמירה על איכות ושירות גבוהים ללקוחות.

נכתב ע"י אדם אלמקייס, מנהל קהילת שזירת פרחים הישראלית, שוזר ומייעץ לעסקים בתחום הפרחים
לקבלת ליווי מאדם מקצועי בכל הקשור לניהול / פתיחת חנות פרחים – לחצו כאן
או היכנסו לאחת הקבוצות של הקהילה בווטסאפ או בפייסבוק להתייעצות – לכניסה לקבוצות

עוד יעניין אותך

הכל על תמחור פרחים בחנויות פרחים ועסקי שזירה
הרתחת פרחים
טיפול ותחזוקת פרחים
קבוצות ווטסאפ לשוזרות ושוזרי פרחים
טיפול באנטוריום
טיפול בסחלב
טיפול בספטיפיליום
טיפול בדרצנה